등록번호
등록일자
결재일자
공개여부

협 조

2021년 민원사무 처리실태 감사 결과보고

2021.  10.

	울산광역시 북구
	(주민소통담당관)

2021년 민원사무 처리실태 감사 결과보고

Ⅰ		근 거

○ 울산광역시 북구 자체감사 규칙 제5조

○ 2021년도 감사계획 : 주민소통담당관-222호(‘21.1.5.)

Ⅱ		감사개요

○ 기    간 : 2021. 9. 6. ~ 9. 17.(10일간)

○ 대    상 : 본청

○ 감 사 반 : 감사주무관 외 3명

○ 감사방법 : 전산 및 서면감사(새올 전자민원자료, 서면대조)

○ 감사범위 : 2020. 11. 1. ~ 2021. 8. 31.

○ 중점 점검사항

∙ 민원처리기간 준수 및 불필요한 서류 첨부 여부

∙ 민원서류 불가·반려·보완 통보의 적정 여부

∙ 고충민원(진정, 다수인민원 등) 처리실태 등

Ⅲ		총 평

○ 대부분 부서에서는「민원 처리에 관한 법률」에 따라 적정 처리하고 있으나, 일부 부서에서는 복합민원 처리 협의기간 지연 및 불필요한 서류 징구 등이 반복되고 있으며,

접수된 민원을 결재권자 결재를 득하지 않거나 처리기간 경과하여 처리하는 등 민원업무를 부적절하게 처리하는 사례가  있음

○ 따라서, 같은 사례가 반복되지 않도록 과실이 중한 담당자에게는 경고(주의) 처분을 하고, 경미한 사항에 대해서는 “부서 주의” 조치하겠음

또한, 2021. 12월 중 감사사례 책자 제작·배포 및 업무연찬을 실시하여 민원업무 처리에 만전을 기하도록 하겠음

Ⅳ		지적사항 조치계획

1		민원업무 처리기한 지연 처리

< 주의 >

< 지적사항 >

○「민원 처리에 관한 법률」제19조(처리기한 계산)에 따르면, 민원 처리기간에 공휴일과 토요일은 산입하지 아니하고, 같은 법 시행령 제21조에 의거 처리기간 내에 민원을 처리하기 어렵다고 인정되는 경우 그 처리기간의 범위 내에서 기간을 한 차례 연장할 수 있음에도,

○ ∇∇∇∇, ●●●●, ◇◇◇◇, ■■■■, ☆☆☆☆, ◈◈◈◈, ♣♣♣♣, ▥▥▥▥에서는 국민신문고 및 새올민원의 민원사무를 처리하면서 민원사무 처리기간을 지연 처리하거나 처리기한 내 내부결재를 하였으나 민원인에게 처리결과를 지연 통보.

< 조치사항 >

○ 민원사무의 처리 시 민원사무 처리규정 등을 준수하여 기간 내 처리하고, 향후 유사한 사례가 발생되지 않도록 주의 조치

2		민원서류 미등록 및 미결재

< 주의 >

< 지적사항 >

○「행정효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행령」제10조(문서의 결재), 제18조(문서의 접수ㆍ처리)에 따르면 접수문서는 기록물로 등록 후 행정기관의 장의 결재를 받아야 하며, 행정기관의 장은「울산광역시 북구 사무전결 처리 규정」에 따라 해당 업무를 담당하는 공무원에게 위임전결 할 수 있도록 규정하고 있음

○ 그럼에도 ●●●●, ◇◇◇◇, ■■■■에서는 민원접수 및 처리 시 민원서류를 문서등록하고 사무전결권자의 결재를 득하여야 했음에도 이를 이행하지 않고 민원사무를 처리.

< 조치사항 >

○ 향후 민원서류를 반드시 기록물로 등록하고 사무전결권자의 결재 후 처리하도록 주의 조치

3		불필요한 서류 징구

< 주의 >

< 지적사항 >

○「민원 처리에 관한 법률」제10조(불필요한 서류 요구의 금지)에 의하면, 민원을 접수ㆍ처리할 때에는 민원인에게 관계법령 등에서 정한 구비서류 외 서류를 추가로 요구하여서는 아니 된다고 규정하고 있음에도,

○ ▥▥▥▥에서는 “◈◈◈◈◈”를 접수함에도 ‘’♠♠♠♠♠‘’에 필요한 첨부서류를 민원인에게 받아 보관

< 조치사항 >

○ 향후 법정 민원구비서류 외 불필요한 서류 징구하지 않도록 주의 조치

4		복합민원 처리 협의 지연

< 주의 >

< 지적사항 >

○ 「민원 처리에 관한 법률」제20조(관계기관·부서 간의 협조), 제31조(복합민원의 처리)에 따르면 복합민원을 처리할 주무부서를 지정하고 그 부서로 하여금 부서 간의 협조를 통하여 민원을 한꺼번에 처리하게 할 수 있으며, 주무부서는 부서 협조가 필요한 경우 법정처리기간 내 회신기간을 정하여 협조를 요청하여야 하며, 협조부서는 회신기간 내에 처리하되 처리할 수 없는 경우는 그 회신기간의 범위 내에서 기간을 한 차례 연장할 수 있음에도,

○ ◈◈◈◈, ∇∇∇∇, ♣♣♣♣, ▥▥▥▥, ♠♠♠♠, ◎◎◎◎에서는 주무부서로부터 복합민원 의견제출 협의 요청받았음에도 회신기간 연장 통보하지 아니하고 협의 일수를 경과하여 지연 회신하는 등 다수의 복합민원을 부적정하게 처리.

< 조치사항 >

○ 향후 관련 규정을 준수하여 동일한 사례가 발생하지 않도록 협의부서에 주의 조치하고, 주무부서는 협의부서 업무 일정 등을 감안하여 회신기간 부여할 것을 통보

5		행정정보공동이용 사전동의 미이행

< 주의 >

< 지적사항 >

○「개인정보보호법」제15조(개인정보의 수집·이용)에 따르면 개인정보처리자는 정보주체의 동의를 받은 후 개인정보를 수집·이용할 수 있으며, 같은 법 시행령 제17조(동의를 받는 방법)에는 서면 또는 유선확인 방법으로 개인정보의 처리에 대한 정보주체의 동의를 받도록 되어있음

○ 그럼에도 ♠♠♠♠에서는 “▤▤▤▤▤”에 대한 결격사유 유무를 행정정보공동이용을 통해 조회하였음에도 사전동의서를 받지 않고 처리.

< 조치사항 >

○ 향후 관련 규정을 준수하여 동일한 사례가 발생하지 않도록 주의 조치

6		민원서류 접수 지연 및 신청서 보완 소홀

< 주의 >

< 지적사항 >

○「옥외광고물 등의 관리와 옥외광고 산업진흥에 관한 법률」제3조에 따르면 ‘’▥▥▥▥ 신청서”에 광고주 및 옥외광고사업자, 광고물의 종류·수량·규격 등을 기록하도록 되어있으며,「민원 처리에 관한 법률」제9조에 따라 민원접수를 받았을 때에는 특별한 규정이 없는 한 그 접수를 보류하거나 거부할 수 없음에도,

○ ◈◈◈◈에서는 신청서 작성이 미흡함에도 보완하지 아니하였고, 민원인이 제출한 신청서를 사유없이 지연 등록.

< 조치사항 >

○ 민원사무처리규정을 준수하여 민원처리에 철저를 기하도록 주의 조치

7		민원서류 보완 부적정 처리

< 주의 >

< 지적사항 >

○「민원 처리에 관한 법률」제22조(민원문서의 보완·취하 등) 및 같은법 시행령 제21조(처리기간의 연장 등)에 따라 접수문서에 보완이 필요한 경우 기간을 정하여 지체 없이 민원인에게 보완을 요구하여한다고 규정하고 있음

○ 그럼에도 ∇∇∇∇에서는 회신기간 내 민원 처리가 불가능하자 보완 사유가 없음에도 민원인에게 서류의 보완을 사유로 민원 처리기간 연장 통지하였으며, ◎◎◎◎에서는 보완제출을 요구하면서 보완기간을 정하지 않아 민원접수가 계류되는 결과를 초래.

< 조치사항 >

○ 민원사무처리규정을 준수하여 민원처리에 철저를 기하도록 주의 조치

8		민원서류 기록물 편철 및 관리 소홀

< 주의 >

< 지적사항 >

○「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제23조(편철 및 관리) 및 같은법 시행규칙 제9조(일반문서류의 편철 및 관리)에 따르면 전자적 형태로 생산되지 아니한 문서는 관리에 적합한 보존용 파일 및 용기에 넣어 안전하게 관리하도록 규정하고 있음에도,

○ ♠♠♠♠에서는 민원서류를 편철하지 아니하거나 관계되지 않은 서류의 일괄 편철, 규정되지 않은 상자 보관, 색인목록 미작성 후 보관.

< 조치사항 >

○ 기록물 분류기준 및 기록물 종류별 관리에 적합한 보존용 파일 및 용기에 넣어 안전하게 관리하도록 주의 조치

Ⅵ		행정사항

○ 처분 지시사항 조치결과 및 증빙서류 제출 : 2021. 10. 15.(금)까지

○ 감사결과 처분지시서 전달 : 부서별 및 개인별 개별 통지.  끝.